Af de generelle disponeringsregler, der kommer til at gælde for fællesfonden kan af de væsentligste nævnes følgende, der fremgår af budgetvejledningen og er nærmere uddybet i Økonomi-Administrativ Vejledning (ØAV):
- En bevilling er en bemyndigelse til i finansåret at afholde udgifter til et angivet formål eller modtage indtægter af en angiven art i overensstemmelse med de generelle og specifikke forudsætninger, hvorunder bevillingen er givet
- Den bevillingsmæssige hjemmel skal ligge forud for gennemførelsen af en disposition
- En udgift eller indtægt registreres når et retligt krav på et veldefineret beløb kan gøres gældende (retserhvervelsesprincippet).
- Ved afgivelse af tilsagn om tilskud udgiftsføres hele beløbet i det år, hvor tilsagnet gives, uanset at en del af udbetalingen eventuelt falder i senere år.
- Der er forbud mod indgåelse af aftaler om finansiel leasing – ligesom udgifter kræver forudgående bevilling, hvilket indebærer at der ikke kan lånefinansieres decentralt.
Nye eller ændrede dispositioner kan afholdes inden for den givne bevilling for fællesfonden, hvis der er tale om merudgifter der afholdes af videreførselsbeløb, merudgifter på nettobevillinger, der modsvares af merindtægter, samt omdisponeringer mellem forskellige poster på fællesfondens budget.
Tilvejebringelse af bevillingsmæssig hjemmel til nye eller ændrede dispositioner i finansåret, som ikke er inkluderet i ovenstående eller i de særlige undtagelser, der er fastsat i budgetvejledningens punkt. 3.2., sker i praksis ved at opnå Folketingets Finansudvalgs tilslutning til et aktstykke.
Fællesfonden optages på finansloven, hvor den opføres på samme måde som en selvejende institution med bevillingstypen reservationsbevilling. Af de væsentligste særlige disponeringsregler for fællesfondens bevilling kan nævnes følgende:
- Bevillingen er en bruttobevilling, dvs. at udgifter og indtægter bevilges som særskilte udgifts- og indtægtsbevillinger
- Der er adgang til at videreføre ikke forbrugte bevillinger til efterfølgende finansår
- Der kan ikke afholdes lønudgifter af bevillingen
- Flerårige dispositioner kræver særskilt hjemmel
Stiftsadministrationerne, administrationen i IT-kontoret, og Kirkeministeriets departements konsulent ydelser for fællesfonden kan ikke betegnes som tilskud, men derimod som egentlig drift. Disse driftsudgifter styres derfor mere hensigtsmæssigt efter budgetvejledningens regler for driftsbevillinger, der er målrettet driftsvirksomhed og derfor indebærer større frihedsgrader i den bevillingsmæssig styring. Driftstilskuddet fra fællesfonden til disse driftsydelser overføres derfor fra fællesfonden til § 22.11.01 Departementet, jf. bilag 24.
Dermed samles den overordnede administration af fællesfonden samtidig på en hovedkonto. Det synliggør den samlede størrelse af folkekirkens overordnede administration. Endvidere medfører det, at det samlede ressourceforbrug og den samlede opgavevaretagelsen i Kirkeministeriets departement og stifterne i højere grad betragtes som en helhed. Der vil dermed være færre barrierer for en optimal ressourceudnyttelse og opgavefordeling mellem departementet og stifterne. Idet de finansielle poster også udskilles af fællesfonden, jf. rapportens kapitel 7, vil de resterende udgiftsposter på fællesfonden dermed primært have karakter af at være tilskud. Fællesfonden kan dermed opfattes som en række tilskudsbevillinger til forskellige folkekirkelige formål.
De væsentligste særlige disponeringsregler for driftsbevillinger er følgende:
- Bevillingen er en nettobevilling, dvs. at merindtægter giver adgang til at afholde merudgifter
- Der er adgang til at videreføre uforbrugt bevilling til efterfølgende finansår. For indtægtsdækket virksomhed kan underskud endvidere videreføres til senere finansår, dog må det akkumulerede resultat i bevillingsregnskabet for den indtægtsdækkede virksomhed ikke være negativt fire år i træk.
- Ved indtægtsdækket virksomhed skal prisen ved salg af varer og ydelser som udgangspunkt dække de langsigtede gennemsnitsomkostninger.
- IT-projekter, hvor de samlede budgetterede udgifter udgør 50 mio. kr. eller derover kan først igangsættes efter tilslutning fra Finansudvalget
- Indtægtsdækket virksomhed og tilskudsfinansierede aktiviteter er ikke omfattet af lønbevilling.